Hvorfor vurdere eksisterende IT leverandør?
Det er mange grunner til at din virksomhet valgte den IT-leverandøren du har i dag. Det kan være at leverandøren hadde en spesiell kjennskap til din bransje, at de leverte et verdiforslag og lovnader om lavere kostnader, tilgang til bedre kompetanse eller bedre tilstedeværelse.
Mange av disse faktorene kan endre seg over tid. Din virksom kan ha utviklet seg i en annen retning og behovet for løsninger som understøtter forretningsprosessen i selskapet kan være annerledes nå. Dessuten så er IT bransjen gjenstand for en enorm teknologisk utvikling, noe som gjør det ekstra krevende å levere riktige løsninger til enhver tid. Det kan derfor være fornuftig å revurdere IT driftsleverandør etter en stund.
Spørsmål vi mener er viktige å stille seg ved en slik gjennomgang er:
- Gir leverandøren en merverdi som styrker min posisjon i mitt marked?
- Har jeg den beste supporten og et team med kompetansepersoner som passer min virksomhet?
- Får jeg de beste rådene om nye enklere og mer produktive løsninger?
- Holder mine kontaktpersoner det de lover?
- Får jeg tilgang til dedikerte kontaktpersoner eller et kundeteam?
- Er leveransen på det prisnivået som er avtalt eller kommer det stadig tillegg eller endringsordrer?
- Holder løsningen det tekniske nivået som er avtalt?
- Virker det som om leverandøren bare vil selge løsninger som de har levert i flere år?
- Er løsningen sikret godt nok?
- Hvordan er den generelle evnen til leverandøren, å rydde opp i feil og problemer?
- Har leverandøren en god og regelmessig samhandlingsfrekvens med møter og statusoppdateringer?
- Hvor lang bindingstid har IT driftsavtalen og hvor mye kan leverandøren justere prisene hvert år?
Leverandørens Organisasjon:
Dette er kanskje et av de viktigste punktene i et IT-kunde – leverandørforhold. IT bransjen er prisgitt kompetansepersonell som utfører alle tjenester og understøtter leveransmodellen og kapasiteten. Hvis leverandøren har en organisasjon med stort frafall av nøkkelpersoner så kan dette gå utover deg som kunde, på både kort og lang sikt. Nøkkelpersoner spiller ofte en stor rolle i implementering og igangsettingsfasen av et IT-prosjekt, men enda viktigere er det at leverandøren på en god måte sørger for overlevering av kunnskap og kompetanse om dine IT-løsninger, ved bytte eller frafall av nøkkelpersoner.
Et annet aspekt er hvor sannsynlig det er at leverandøren kan bli gjenstand for vekst eller oppkjøp i avtaleperioden. Ved vekst har organisasjonen en tendens til å bli mer tungrodd, dette er ofte også prosesser som krever mye av de ansatte, noe som igjen ofte går utover kundene og leveransekraften til leverandøren. Ved oppkjøp er det vanlig etter en tid å slå i sammen den nye og den gamle leveranseorganisasjonen. Når dette skjer er det ofte den største som “vinner”. Er du da en kunde som er vant til en mindre og fleksibel leveranseorganisasjon, kan du plutselig måtte forholde deg til helt andre rutiner og kontaktpersoner.
Hvorfor skifte IT leverandør:
Det kan som nevnt være flere grunner til å skifte IT leverandør, noen kunder blir ikke ivaretatt godt nok. Dette gjør at kunden som oftest blir hengende etter i forhold til hvilke muligheter som finnes, for å utnytte ny teknologi. Vi mener det er fornuftig å revurdere dagens IT driftsavtale hvert 2. år. Da har man god tid hvis avtaleperioden er 3 år, som stort sett er en bransjestandard. Dette åpner opp for å gjøre en grundig prosess før neste avtale signeres for en ny periode.
Bindingstid:
Bransjen opererer altså stort sett med en standard kontrakt eller bindingstid på 3 år. Dette er en slags konsensus eller innarbeidet standard som også følger de større, offentlige kontraktene. Noen store leverandører som Microsoft har for eksempel ett eller 3 års valgfri bindingstid, som reflekteres i prisbilde på produktene. Dette må ikke forståes som en IT-driftsavtale, som er den avtalen du som kunde skriver med din IT-drift og tjenesteleverandør.
Bindingstid kan fort bli en sovepute for leverandørene. Servicegrad, merverdi og samhandlingsfrekvensen kan avta når leveransen er fullbyrdet og løsningen går over i en driftsfase. Det er ofte da kunden merker tegn til at valget man har gjort går fra å være et partnerskap, til ett mer tradisjonell kunde og leverandørforhold.
iqonic er en forretningsorientert partner:
En forretningsorientert partner vil sikre at du ender opp med en løsning, som gir langsiktig suksess i tråd med din forretningsstrategi. Vi er der ikke bare for å støtte de umiddelbare målene dine, men er også der som en nær, rådgivende og proaktiv partner på lang sikt.
Se også Produksjon og samhandling – IT Strategi og om iqonic.